Volmacht en het notariskantoor in Spanje

Een volmacht (POA) is een van de belangrijkste stappen bij het kopen van onroerend goed in Spanje. Aan de Costa del Sol raad ik mijn klanten altijd aan om deze al vroeg in het proces te ondertekenen, het liefst meteen nadat ze een woning hebben gevonden die ze leuk vinden, zelfs als dat nog niet de definitieve keuze is. Het versnelt het proces, helpt bij de onderhandelingen en bespaart vaak geld. Maar voor veel mensen kan het idee om juridische bevoegdheid over te dragen aan een advocaat die ze net hebben ontmoet in een land dat ze nog niet helemaal kennen, best intimiderend aanvoelen.

Deze gids legt je uit wat je kunt verwachten, waarom het handig is en hoe je ervoor zorgt dat je je op je gemak voelt bij het hele proces.

Waarom is een volmacht zo belangrijk?

Zodra je een woning hebt gevonden en het eens bent geworden over de prijs, gaat het snel. In deze fase zijn kopers meestal druk in de weer: ze regelen de overboeking van de aanbetaling, onderhandelen over de voorwaarden, hebben te maken met hun bank die transacties blokkeert en proberen alles op orde te krijgen. (Je kunt ook twee gidsen vinden die ik heb geschreven over het proces zelf, één voor nieuwbouwprojecten en één voor bestaande woningen.)

Als je nog geen volmacht hebt ondertekend, moet je makelaar je in contact brengen met een advocaat of advocatenkantoor die hij vertrouwt. De advocaat regelt dan een afspraak bij de notaris, waar je hem formeel de bevoegdheid geeft om namens jou op te treden.
(Klik HIER voor de gids over advocaten en hoe je er een kunt vinden)

Hierdoor kunnen ze bijna alles regelen wat met de aankoop te maken heeft, zoals:

• Wij vertegenwoordigen je bij de aankoop en regelen alle juridische stappen in jouw naam
• Bemiddelen namens jou met de verkoper, projectontwikkelaar of hun advocaat
• Je NIE-nummer aanvragen, het belastingnummer dat buitenlanders in Spanje nodig hebben
• Je vertegenwoordigen bij de belastingdienst, banken, projectontwikkelaars of hypotheekmakelaars
• Documenten namens jou ondertekenen
• Nutsvoorzieningen regelen voor je nieuwe huis
• Een bedrijf oprichten als dat nodig is voor belastingdoeleinden
• Het regelen van geldtransfers en het ophalen van de sleutels van je woning
• Het aanvragen van visa, verbouwingsvergunningen of verhuurvergunningen die nu of later nodig kunnen zijn

Zonder een volmacht zou je dit allemaal persoonlijk moeten regelen, wat kan betekenen dat je meerdere keren naar Spanje moet reizen en lang moet wachten bij verschillende overheidsinstanties. Zelfs advocaten maken gebruik van volmachten als ze zelf niet beschikbaar zijn om documenten te ondertekenen.

Het notariskantoor | Wat je kunt verwachten

Notarissen spelen in Spanje een cruciale rol bij juridische transacties. Elke stad heeft een paar notariskantoren, maar er is veel vraag naar. Er zijn er honderden langs de kust, maar toch lijken het er altijd te weinig te zijn. In hun kantoren worden contracten officieel, ontmoeten kopers en verkopers elkaar voor het eerst en worden dagelijks transacties ter waarde van miljoenen euro’s afgerond.

Een van de bekendste notariskantoren in Marbella is dat van Don Manuel García de Fuentes y Churruca, maar waar je ook tekent, het proces verloopt altijd op dezelfde manier.

Als je binnenstapt, heerst er een rustige, beheerste sfeer. Het geluid van printers, zacht gemompel, het getik van toetsenborden. Kamers met glazen wanden staan langs het kantoor, waar advocaten met hun cliënten aan doorzichtige tafels zitten en documenten nog een laatste keer doornemen. De muren zijn bekleed met juridische boeken, ingelijste kunstwerken en netjes gestapelde ordners, wat de plek een gevoel van duurzaamheid en belangrijkheid geeft.

Je advocaat gaat snel te werk. Eerst moet hij een medewerker regelen om je volmacht in behandeling te nemen. Dit houdt in dat je paspoort wordt gekopieerd, alle namen en nummers worden gecontroleerd en dat er wordt gekeken of alles correct is gespeld. Elke fout hier kan voor vertraging zorgen.

Voordat er iets wordt ondertekend, gaat je advocaat met je om de tafel zitten om het document grondig door te nemen. Dit is het moment om vragen te stellen. Ze leggen precies uit welke bevoegdheden je verleent, wat er wel en niet onder valt. In het document staat dan bijvoorbeeld iets als:

„De heer en mevrouw Peretz, meerderjarig, gehuwd volgens het [huwelijksvermogensstelsel], met paspoorten met de nummers [XXX] en [XXX], woonachtig te [adres], verlenen volmacht aan de heer X, advocaat bij [advocatenkantoor], om namens hen op te treden in alle zaken die verband houden met de aankoop van het onroerend goed op [adres], met inbegrip van maar niet beperkt tot het ondertekenen van contracten, het afhandelen van betalingen en het vertegenwoordigen van hen bij financiële instellingen en overheidsinstanties in Spanje.”

Het is een formeel, gestructureerd document, maar je advocaat zorgt ervoor dat je elk onderdeel ervan begrijpt. Op dat moment kan de formulering indien nodig worden aangepast. Zodra de notaris er is, zijn er geen vragen meer, alleen nog het ondertekenen.

De notaris en de definitieve ondertekening

Er gebeurt niets totdat de notaris er is. Notarissen in Spanje hebben een enorme verantwoordelijkheid. Ze houden niet alleen toezicht op het ondertekenen, maar controleren ook of alles juridisch klopt, of de identiteiten overeenkomen en of de betrokken partijen begrijpen wat ze ondertekenen. Als er een probleem is, stopt het proces meteen.

Zodra de notaris wordt binnengeroepen en eindelijk de kamer binnenkomt, valt het gesprek stil. Advocaten gaan rechter zitten, cliënten letten instinctief op. Ze begroeten de aanwezigen, knikken naar iedereen en gaan meteen aan de slag.

Hun werkgang is heel zorgvuldig. Eerst vergelijken ze het document met je paspoort. Naam, paspoortnummer, alles moet kloppen. Ze lezen het document zachtjes door en mompelen terwijl ze controleren of elke clausule klopt.

En dan de ondertekening.

Jij bent als eerste aan de beurt. Als je samen met een partner koopt, tekent die daarna. Daarna is je advocaat aan de beurt. En tot slot zet de notaris zijn kenmerkende handtekening, het laatste stempel dat het officieel maakt.

Daarmee is de koopovereenkomst nu wettelijk bindend. De notaris knikt even, zegt soms snel „Gracias“ of „Enhorabuena“, en gaat dan naar de volgende kamer, waar weer een groep advocaten en klanten staat te wachten.

Buiten gaat het op kantoor gewoon door zoals altijd. Advocaten begeleiden hun cliënten bij transacties, makelaars wachten tot contracten rond zijn, verkopers en makelaars wachten ongeduldig op hun bankcheques.

Sommige klanten vertrekken opgelucht, anderen zijn nog aan het verwerken wat ze zojuist hebben ondertekend.

Voor jou is dit maar één stap in het hele proces. Voor de notaris is het gewoon weer een handtekening op een lange dag vol juridische formaliteiten. Maar hoe routinematig het voor hen ook is, het is het moment waarop alles echt wordt.