La procuration et le notaire en Espagne

La procuration (POA) est l’une des étapes les plus importantes lors de l’achat d’un bien immobilier en Espagne. Sur la Costa del Sol, je recommande toujours à mes clients de la signer dès le début du processus, idéalement dès qu’ils ont trouvé un bien qui leur plaît, même si ce n’est pas encore leur choix définitif. Cela accélère les démarches, facilite les négociations et permet souvent de réaliser des économies. Mais pour beaucoup, l’idée de confier une procuration à un avocat qu’ils viennent de rencontrer, dans un pays qu’ils ne connaissent pas encore parfaitement, peut sembler intimidante.

Ce guide vous explique à quoi vous attendre, pourquoi cela est utile et comment vous assurer que vous vous sentez à l'aise avec le processus.

Pourquoi une procuration est-elle si importante ?

Une fois que vous avez trouvé un bien immobilier et que vous vous êtes mis d’accord sur le prix, les choses s’enchaînent rapidement. À ce stade, les acheteurs sont généralement débordés : ils doivent coordonner les virements d’acompte, négocier les conditions, gérer les blocages de transactions par leur banque et essayer de tout mettre en ordre. (Vous trouverez également deux guides que j’ai rédigés sur le processus lui-même, l’un consacré aux programmes immobiliers neufs et l’autre à la revente.)

Si vous n’avez pas encore signé de procuration, votre agent immobilier devrait vous mettre en relation avec un avocat ou un cabinet d’avocats en qui il a confiance. L’avocat organisera ensuite un rendez-vous chez le notaire, au cours duquel vous lui accorderez officiellement le pouvoir d’agir en votre nom.
(Cliquez ICI pour consulter le guide des avocats et savoir comment en trouver un)

Cela leur permet de gérer presque tout ce qui concerne l'achat, notamment :

• Vous représenter lors de l'achat et prendre en charge toutes les démarches juridiques en votre nom
• Négocier en votre nom avec le vendeur, le promoteur immobilier ou leur avocat
• Demander votre numéro NIE, le numéro d'identification fiscale dont les étrangers ont besoin en Espagne
• Vous représenter auprès du centre des impôts, des banques, des promoteurs immobiliers ou des courtiers en crédit immobilier
• Signature de documents en votre nom
• Mise en service des services publics dans votre nouveau logement
• Création d'une entreprise si nécessaire à des fins fiscales
• Gestion des virements bancaires et remise des clés du bien immobilier
• Demander des visas, des permis de rénovation ou des autorisations de location qui pourraient s'avérer nécessaires dès maintenant ou plus tard

Sans procuration, vous devriez effectuer toutes ces démarches en personne, ce qui pourrait impliquer plusieurs voyages en Espagne et de longues attentes dans divers services administratifs. Même les avocats ont recours à des procurations lorsqu’ils ne sont pas disponibles pour signer eux-mêmes des documents.

Le notaire | À quoi s'attendre

En Espagne, les notaires jouent un rôle crucial dans les transactions juridiques. Chaque ville compte quelques études notariales, mais celles-ci sont très sollicitées. Il en existe des centaines le long de la côte, et pourtant, on a toujours l'impression qu'il n'y en a pas assez. C'est dans leurs études que les contrats prennent effet, que les acheteurs et les vendeurs se rencontrent pour la première fois, et que des transactions de plusieurs millions d'euros sont officialisées chaque jour.

L'un des études notariales les plus connues de Marbella est celle de Don Manuel García de Fuentes y Churruca, mais quel que soit l'endroit où vous signez, la procédure suit un schéma similaire.

Dès que l’on entre, on ressent une énergie calme et maîtrisée. Le bruit des imprimantes, le murmure des conversations, le cliquetis des claviers. Des pièces aux parois vitrées bordent le cabinet, où des avocats sont assis avec leurs clients autour de tables transparentes, relisant les documents une dernière fois. Les murs sont ornés d’ouvrages juridiques, d’œuvres d’art encadrées et de classeurs soigneusement empilés, conférant au lieu un sentiment de permanence et d’importance.

Votre avocat agit rapidement. Tout d’abord, il doit désigner un greffier pour entamer le traitement de votre procuration. Cela implique de photocopier votre passeport, de vérifier chaque nom et chaque numéro, et de s’assurer que tout est correctement orthographié. La moindre erreur à ce stade peut entraîner des retards.

Avant toute signature, votre avocat s'assoit avec vous pour passer le document en revue en détail. C'est le moment idéal pour poser des questions. Il vous explique exactement quels pouvoirs vous accordez, ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Le document indiquera quelque chose comme :

« M. et Mme Peretz, majeurs, mariés sous le [régime matrimonial], titulaires des passeports n° [XXX] et [XXX], résidant à [adresse], donnent procuration à M. X, avocat du [cabinet d’avocats], pour agir en leur nom dans toutes les démarches liées à l’achat du bien immobilier situé à [adresse], y compris, mais sans s’y limiter, la signature de contrats, la gestion des paiements et leur représentation auprès des institutions financières et des autorités publiques en Espagne. »

Il s'agit d'un document officiel et structuré, mais votre avocat s'assure que vous en comprenez chaque partie. C'est à ce moment-là que la formulation peut être adaptée si nécessaire. Une fois que le notaire arrive, il n'y a plus de questions à poser, il ne reste plus qu'à signer.

Le notaire et la signature finale

Rien ne peut avancer tant que le notaire n'est pas arrivé. En Espagne, les notaires assument une immense responsabilité. Ils ne se contentent pas de superviser la signature, mais vérifient juridiquement que tout est en règle, que les identités correspondent et que les parties concernées comprennent ce qu'elles signent. En cas de problème, la procédure s'arrête immédiatement.

Lorsque le notaire est appelé et fait enfin son entrée dans la pièce, la conversation s'interrompt. Les avocats se redressent, les clients redoublent instinctivement d'attention. Il salue l'assemblée, s'adresse à chacun, puis passe directement aux choses sérieuses.

Leur procédure est minutieuse. Tout d’abord, ils comparent le document à votre passeport. Le nom, le numéro de passeport, tout doit correspondre. Ils parcourent le document à voix basse, en murmurant pour vérifier que chaque clause est correcte.

Puis, la signature.

Vous signez en premier. Si vous achetez avec un partenaire, c'est à son tour de signer. Vient ensuite votre notaire. Et enfin, le notaire appose sa signature distinctive, la marque finale qui rend l'acte officiel.

Sur ce, l’acte notarié est désormais juridiquement contraignant. Le notaire fait un bref signe de tête, prononce parfois un rapide « Gracias » ou « Enhorabuena » avant de se diriger vers la pièce voisine, où l’attendent d’autres avocats et clients.

À l'extérieur, le bureau continue de fonctionner comme d'habitude. Les avocats accompagnent leurs clients dans leurs transactions, les agents attendent la finalisation des contrats, tandis que les vendeurs et les agents attendent avec impatience leurs chèques bancaires.

Certains clients repartent soulagés, d'autres sont encore en train d'assimiler ce qu'ils viennent de signer.

Pour vous, ce n’est qu’une étape du processus. Pour le notaire, c’est une signature de plus au cours d’une longue journée de formalités juridiques. Mais même si cela relève de la routine pour eux, c’est le moment où tout devient réel.